Користування документами архіву

та використання архівної інформації

            Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них.

            Архів може обмежити доступ до документів Національного архівного фонду (НАФ), що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року у зв’язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевірянням наявності та фізичного стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу  Держкомархіву України, але не більше, ніж на один рік.

            Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю.

            Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб’єкта персональних даних), а у разі її смерті – з дозволу спадкоємців.

Виконання  тематичних і персональних запитів, надавання користувачеві документів для використання їх інформації чи їх оприлюднення, опублікування, експонування з комерційною метою архів має право здійснювати як платну послугу.

У разі пошкодження, псування архівних документів та довідників, технічного обладнання користувач несе відповідальність згідно із законодавством і зобов’язаний відшкодувати завдану архіву шкоду.

 

Порядок виконання запитів

Надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання інформаційного документа будь-якого виду, за запитами фізичних осіб – видавання або надсилання архівної довідки, архівних копій та архівних витягів.

З питань соціально-правового характеру архів здійснює особистий прийом громадян.

Строк виконання запиту  не може перевищувати  30 днів з моменту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву з огляду на загальну кількість таких запитів строк виконання може бути продовжено.

Невідповідність окремих відомостей , що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою “так у документі”. Відсутність імен, по батькові, неможливість розшифрування тексту обумовлюється.

У тексті довідки категорично забороняються коментарі, власні висновки та приписки виконавця.

 

            Державний архів Львівської області видає довідки або копії документів тільки тих підприємств, установ та організацій, матеріали яких знаходяться на державному зберіганні у Держоблархіві.

            Архів виконує запити тільки при наявності письмового звернення (заяви), яка подається у стіл довідок архіву, або надходить поштою.

 

У зверненні (заяві)  про стаж праці, зарплату потрібно вказати прізвище, ім’я по батькові, під якими працював заявник, назву установи, цеху, (відділу), посади, період за який рік необхідна довідка. Подання копії трудової книжки за вказаний період суттєво прискорює виконання запиту.

 

            У зверненні (заяві) про надання копії документу (рішення), слід подати номер дату прийняття документу (рішення) і повну назву організації, органу державної влади, який це рішення приймав. Бажано подати короткий зміст рішення, яке потрібно розшукати.

 

            У зверненні (заяві) про видачу довідки про переселення з Польщі та про залишене майно необхідно вказати:

             – прізвище, ім’я та по батькові голови родини та повний склад родини (з вказанням року народження кожного члена родини );

             – місцевість (село, гміна, повіт, воєводство) звідки переселялась родина.

 

У зверненні (заяві) про видачу довідки для отримання пенсії за особливі заслуги перед Україною, у т. ч:

             – за багатодітність слід вказати: число, місяць та рік народження п’ятої і наступних дітей, за народження і виховання яких були отримані нагороди;

             – колишнім депутатам необхідно вказати роки скликань та до яких рад (Верховної, обласної, міської, районної) вони обирались;

             – за нагородження державними відзнакамиУкраїни та колишнього СРСР  подати назву нагороди та рік її вручення.

 

            Усі звернення ( заяви) складаються на ім’я директора Державного архіву Львівської області. У заяві обов’язково вказується: прізвище, ім’я, по батькові, повна адреса, номер телефону заявника.

 

            При особистому зверненні до архіву необхідно мати документ, що засвідчує особу.